Politique d'alerte et de signalement de préoccupation
1. XMP-Consult est particulièrement attachée au respect de la loi et de sa Charte des membres. Toutefois, la vie de l’Association peut parfois faire apparaître des dysfonctionnements ou des possibilités d’amélioration. Plus l’information est rapide, plus les mesures correctives nécessaires peuvent être apportées efficacement.
2. C’est pourquoi toute personne, membre ou non-membre, peut signaler de manière désintéressée et de bonne foi aux référents éthiques de l’Association, chargés de recueillir et traiter les alertes, toute situation lui apparaissant illégale ou contraire à la Charte des membres. Ces signalements peuvent être adressés de manière confidentielle aux référents éthiques de l’Association à l’adresse mail suivante : alerte@xmp-consult.org . L’auteur du signalement devra décrire sa préoccupation de manière détaillée, indiquer quand et comment il en a eu connaissance, et apporter le maximum de faits, informations ou documents de nature à étayer son signalement. En cas de doute sur un fait, il le spécifiera. S’il découvre ultérieurement une erreur dans son signalement, il devra la rectifier au plus vite. Il ne peut faire appel à des éléments couverts par une clause légale de secret (médical, professionnel ou autre) sauf si ces informations lui appartiennent (par exemple, ses propres informations médicales).
3. Les personnes chargées de recueillir et traiter les alertes sont les seules à connaître le contenu du signalement, et les identités des personnes impliquées. Elles opèrent de manière rapide et confidentielle :
- une réponse de principe sera donnée sous 2 semaines avec une estimation de la durée de traitement de la question ;
- tout élément de nature à permettre d’identifier l’auteur du signalement ne peut être divulgué qu’avec son consentement préalable. Si son refus rend impossible le traitement du signalement, l’auteur en est informé. Les personnes qui, dans le cadre du traitement du signalement, sont informées de l’identité de l’auteur du signalement, de l’objet du signalement ou l’identité des personnes visées par le signalement sont tenues à une obligation de stricte confidentialité.
4. Si le signalement est recevable, l’auteur est informé des suites données à son signalement. Si le signalement est irrecevable, l’auteur du signalement est, dans la mesure du possible, orienté vers d’autres voies lui permettant d’exprimer sa préoccupation.
5. Un signalement est traité dans le respect de la législation applicable, de façon neutre, sans parti pris à l’encontre des personnes concernées. Les personnes visées par le signalement sont informées de la nature du signalement les concernant par la personne en charge de son traitement. Cette information peut ne pas être immédiate au cas où il faille, par exemple, vérifier des faits, préserver des preuves, protéger des personnes ou saisir les autorités compétentes.
6. L’auteur du signalement et les personnes visées par le signalement sont informés de la clôture du traitement. Dans la mesure du possible, ils sont également informés des conclusions du traitement. Le respect d’obligations légales ou le besoin de confidentialité ou de protection de personnes peut empêcher de donner des détails précis sur le signalement, son traitement ou les mesures prises.
7. Aucune rétorsion ne peut être tolérée à l’endroit de l’auteur de signalement ou d’une personne ayant participé à son traitement. Tout personne pensant faire l’objet d’un traitement hostile ou discriminatoire à ce titre peut le signaler à une personne habilitée.
8. Le traitement des signalements engage du temps et des ressources de l’Association. Celle-ci se réserve donc toutes les voies de recours et de demandes de réparation dans les cas suivants :
- signalement calomnieux ou de mauvaise foi, ou visant à obtenir un avantage financier,
- obstacle apporté, par action ou par inaction, à un signalement ou à son traitement,
- violation de l’obligation de confidentialité liée au recueil d’un signalement ou à son traitement,
- représailles ou menaces de représailles, intimidation à l’endroit d’un auteur ou d’une personne ayant participé au traitement d’un signalement.
Document validé en CA XMP-Consult du 8 mars 2021
